RNCP38037 - Secrétaire assistant

La certification de secrétaire assistant, de niveau 4, délivrée par l'Institut de Formation Commerciale Permanente, permet d'acquérir les compétences nécessaires pour exercer des activités variées au sein d'une entreprise. Ces activités sont liées à l'organisation du poste de travail, la rédaction de documents administratifs, la gestion administrative des activités d'achat et de vente, ainsi que la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau.

Après l'obtention de ce diplôme, les compétences attestées permettent d'assurer la bonne organisation du poste de travail, en respectant les procédures de l'entreprise et en gérant les urgences et les priorités afin d'atteindre les objectifs fixés dans les délais impartis.

La gestion matérielle et électronique des documents est également une compétence acquise lors de cette formation. En suivant ou en créant des procédures de classement et de diffusion, le secrétaire assistant peut garantir l'accessibilité des informations par les tiers tout en respectant les règles de conservation et de protection de l'information.

La rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) est une tâche importante pour un secrétaire assistant. Grâce à des logiciels adaptés, il est en mesure de produire tous types de documents en respectant les chartes graphiques, les règles de présentation ainsi que les règles orthographiques et grammaticales. Il peut également adapter la présentation en fonction des personnes en situation de handicap pour assurer une bonne lisibilité et qualité des informations transmises.

La gestion des documents commerciaux (devis, bon de commande, bon de livraison, factures) est également une compétence acquise lors de cette formation. En utilisant des outils bureautiques ou un progiciel de gestion commerciale, le secrétaire assistant est en mesure de produire et traiter ces documents entrants et sortants dans le respect des procédures internes et en veillant aux mentions légales obligatoires pour garantir le bon fonctionnement de l'administration des ventes.

Le secrétaire assistant est également en charge de relancer les factures impayées en utilisant différents moyens de communication (téléphone, outils numériques, courrier). Il doit veiller aux délais légaux, adopter une posture et une terminologie adaptée à la gravité du cas et informer le client de ses obligations afin de limiter les délais d'impayés.

La réalisation et la mise à jour de tableaux de suivi de l'activité commerciale à l'aide de tableurs fait également partie des compétences attestées. Cela permet de faciliter l'analyse et de fournir des aides à la décision à la hiérarchie.

Le secrétaire assistant doit également recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérant les stocks grâce à un inventaire régulier pour éviter les ruptures.

La communication et le traitement avec les fournisseurs de produits ou services par écrit (mail notamment) font également partie des compétences acquises lors de cette formation. Cela permet de maintenir une relation professionnelle avec eux.

La préparation des pièces comptables justificatives en les classant en dépenses - recettes de façon chronologique est également une compétence attestée. Cela permet de faciliter le rapprochement bancaire et de communiquer des informations fiables au service comptable.

Le secrétaire assistant est également en charge des rapprochements bancaires mensuels en annotant le code des pièces en face de chaque mouvement bancaire afin de vérifier que chaque flux financier a été comptabilisé.

En tant qu'interface physique et téléphonique avec les clients internes et externes, le secrétaire assistant doit accueillir et orienter les personnes en situation de handicap en respectant les règles d'inclusion et en appliquant les règles de filtrage. Il doit également adopter un ton et un langage adapté tout en promouvant l'image de la structure.

Le traitement des demandes d'information, des réclamations et des litiges de premier niveau en face à face ou au téléphone fait également partie des compétences acquises lors de cette formation. Le secrétaire assistant doit viser la satisfaction du client et les intérêts de l'entreprise.

La planification de tâches, rendez-vous et réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés) est également une compétence attestée. Le secrétaire assistant doit tenir compte des impératifs des parties prenantes et assurer le suivi par des relances afin de garantir l'organisation logistique des activités du service.

L'organisation d'événements (réunions, séminaires) fait également partie des compétences acquises. Cela implique de mobiliser les ressources logistiques, de s'assurer du bon fonctionnement des équipements nécessaires et de préparer la documentation et les supports nécessaires pour garantir le bon déroulement de ces événements.

Le secrétaire assistant doit également être en mesure d'effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules) en ligne ou directement auprès de prestataires en veillant à la bonne gestion du temps et en anticipant les imprévus afin de garantir une prestation confortable pour les participants.

La diffusion d'informations via des outils collaboratifs (mail, forum d'entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d'entreprise) fait également partie des compétences attestées. Cela permet d'optimiser le partage et la gestion de l'information.

Enfin, la recherche d'informations répondant aux besoins de la hiérarchie ou de l'équipe en adoptant une stratégie de recherche adaptée et efficace sur internet fait également partie des compétences acquises lors de cette formation.