RNCP36632 - Secrétaire médical et médico-social

La certification Secrétaire médical et médico-social, de niveau 4 et délivrée par POLE FORMATION SANTE, vise à former des professionnels capables d'assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique, ainsi que la gestion du flux et des priorités au sein d'une structure médicale ou médico-sociale. Ils doivent également être en mesure de prévenir et de gérer les situations conflictuelles et agressives, de gérer la salle d'attente et de rédiger, traiter et mettre en forme tous types de documents professionnels.

Les titulaires de cette certification sont capables de coordonner le parcours de soin et de gérer le dossier médical, aussi bien en format papier que numérique. Ils doivent également être en mesure d'organiser leur activité, de prendre des rendez-vous et de gérer l'occupation des locaux. Ils doivent également avoir des compétences en télétransmission et en activités comptables, ainsi qu'en utilisation de matériels bureautiques et de reproduction. La gestion et l'approvisionnement des stocks de fournitures et de matériels font également partie de leurs missions, tout comme l'organisation de réunions, de déplacements et de congrès.

Les secrétaires médicaux et médico-sociaux doivent également être en mesure d'effectuer une veille et une gestion documentaire, ainsi que de participer à la démarche qualité et au tutorat.

Les capacités attestées par cette certification comprennent notamment la maîtrise des techniques d'accueil en face à face et téléphoniques, ainsi que la prise en charge des appels et le filtrage. Les titulaires de cette certification doivent également être capables de s'exprimer correctement à l'oral et à l'écrit, en soignant leur communication non verbale, leur vocabulaire, leur syntaxe, leur grammaire et leur orthographe. Ils doivent également être en mesure d'adapter leur niveau de langage en fonction de leur interlocuteur (enfants, adultes, personnes âgées, autres professionnels, personnes en situation de handicap, interculturalité, etc.).

Les secrétaires médicaux et médico-sociaux doivent également être capables de prendre des messages et de les restituer quel que soit l'interlocuteur, de recueillir les informations nécessaires à l'identitovigilance, d'interroger l'interlocuteur sur sa demande et de l'orienter vers le service adéquat, ainsi que d'orienter les usagers en interne et en externe selon leurs besoins et attentes. Ils doivent également être en mesure de conseiller les patients sur leur parcours médical et les démarches administratives associées, de renseigner les usagers sur les prises en charge des frais médicaux et de les orienter vers la salle d'attente en leur indiquant les modalités de prise en charge et de passage.

La gestion des priorités entre le téléphone et la présence physique, les demandes des supérieurs hiérarchiques/collègues et les urgences médicales fait également partie des compétences attendues chez les secrétaires médicaux et médico-sociaux. Ils doivent également être capables d'observer et de reconnaître toute situation dangereuse et/ou potentiellement agressive pour y faire face et désamorcer un conflit, ainsi que d'adapter leur communication (verbale et non verbale) en fonction de la situation. La tenue de l'espace physique, le réapprovisionnement des fournitures et documents nécessaires, ainsi que l'affichage informatif législatif et règlementaire font également partie de leurs missions.

Les titulaires de cette certification doivent également être en mesure de concevoir tous supports visuels informatifs internes au service (affiches, flyers comprenant du texte, des images, tableaux, graphiques, etc.), de réceptionner, trier et diffuser tous documents relatifs au domaine professionnel, ainsi que d'identifier et de répertorier les documents professionnels.

Ils doivent également être capables de respecter et de s'approprier le circuit et les procédures du traitement du courrier, de connaître et d'appliquer les normes rédactionnelles et de mise en forme conformes aux procédures internes dans le respect de la démarche qualité, ainsi que de maîtriser l'expression écrite, l'orthographe, la syntaxe, la terminologie médicale, le vocabulaire médical et sanitaire et social. La maîtrise de l'outil informatique, des logiciels professionnels, du Pack Office Windows, du dictaphone, de la dictée numérique et vocale, ainsi que la capacité à prendre des notes et à synthétiser les informations et éléments essentiels font également partie des compétences attendues chez les secrétaires médicaux et médico-sociaux.

Les titulaires de cette certification doivent également être capables de concevoir, créer, mettre à jour et saisir tous types de documents et tableaux, graphiques, à partir de données chiffrées en utilisant les logiciels appropriés, ainsi que de saisir les données informatiques pour actualiser les documents et dossiers en format papier et de façon dématérialisée (logiciels et bases de données). Ils doivent également connaître l'organisation interne de la gestion informatique des dossiers et fichiers, l'arborescence, l'intranet, etc.

Ils doivent également connaître et respecter les outils et procédures liés aux dossiers médicaux des bénéficiaires (patients et/ou résidents) en lien avec la démarche qualité (comme les formulaires CERFA, les nomenclatures et codification de tarification à l'acte et à l'activité, etc.), ainsi que de savoir assurer le classement et l'archivage, papier et numérique, du dossier et des documents liés. La connaissance des différents services et partenaires et la capacité à transmettre les informations (en interne et à l'externe) aux différents services concernés dans le respect du cadre législatif (secret médical, charte des patients, éthique et déontologie professionnelles) font également partie des compétences attendues chez les secrétaires médicaux et médico-sociaux.

Ils doivent également maîtriser les logiciels de tableurs et de planification, savoir gérer leur temps en anticipant et en priorisant les différentes tâches compte tenu des impératifs, ainsi que de savoir gérer l'urgence et réguler leur charge de travail. La coordination d'une ou plusieurs tâches entre différents professionnels, la prise en compte des prescriptions médicales et la coordination de la prise de rendez-vous en tenant compte des contraintes et disponibilités des examens et interventions à effectuer font également partie des compétences attendues chez les secrétaires médicaux et médico-sociaux. Ils doivent également connaître et appliquer la procédure de télétransmission CPAM et Mutuelles (Carte Vitale et carte mutuelle dont tiers payant et/ou d'AME).