RNCP36080 - Secrétaire médical et médico-social

activités du service en remplaçant le cadre infirmier dans sa fonction de coordination et de gestion en veillant à l’adaptation et à la communication de l’équipe.

La certification Secrétaire médical et médico-social est un titre de Niveau 4 délivré par la Croix Rouge Française. Elle permet à ses titulaires d'exercer diverses activités dans les établissements de santé, en fonction de leur organisation :

- Accueil et orientation des usagers et de leur entourage : il s'agit d'accueillir les usagers, de prendre en compte leur demande et de les orienter vers le service approprié. Le Secrétaire médical et médico-social est également chargé de recueillir et de transmettre des informations aux professionnels, d'organiser l'attente des patients et de gérer les situations difficiles ou à risques.

- Collaboration à la coordination du parcours d'accompagnement des usagers : le Secrétaire médical et médico-social est en charge de l'organisation des rendez-vous des patients, de la transmission des informations aux différents services et professionnels concernés, ainsi que de la vérification des réservations effectuées.

- Réalisation de l'activité de secrétariat : cela comprend la production de documents professionnels et spécifiques, la constitution et le suivi administratif des dossiers des bénéficiaires, ainsi que la réalisation d'opérations de gestion courante.

- Participation à la réalisation et à la mise en oeuvre de projets internes au service : le Secrétaire médical et médico-social collabore à l'organisation générale du service, contribue à l'amélioration de la coordination du parcours des patients, et participe à la conception, la mise à jour et le déploiement des procédures liées à la démarche qualité et aux certifications.

Les capacités attestées par cette certification sont les suivantes :

- Accueillir les personnes physiquement ou par téléphone en adaptant son langage et en les interrogeant sur leurs demandes afin de les orienter vers le service adéquat.

- Recueillir des informations auprès des bénéficiaires en s'assurant de leur identité afin de constituer ou de compléter leur dossier.

- Transmettre le dossier des patients aux services concernés en utilisant les outils et procédures définies pour respecter la démarche qualité.

- Organiser l'attente des patients en hiérarchisant les priorités pour prévenir toute situation conflictuelle.

- Gérer les situations difficiles en veillant à calmer les personnes et en maîtrisant ses émotions pour désamorcer l'agressivité ou les conflits pouvant survenir.

- Intervenir en situation de risque ou d'urgence en appliquant les mesures de prévention définies pour respecter ses responsabilités et la législation en vigueur.

- Organiser la prise de rendez-vous des patients en tenant compte des prescriptions médicales pour assurer un bon enchaînement des examens et interventions.

- Transmettre les informations nécessaires à l'intervention des différents services en utilisant les procédures et outils internes pour préparer la prise en charge du patient aux dates et horaires prévus.

- Contrôler la coordination mise en place entre les différents acteurs et services internes pour veiller à la disponibilité du personnel, des locaux et du matériel à mobiliser.

- Actualiser avant et après les examens ou interventions, les dossiers des patients en vérifiant la pertinence et la justesse des informations portées pour contribuer à la continuité et à la qualité de leurs parcours et à l'information des différents acteurs mobilisés.

- Mettre en forme des documents professionnels en respectant les règles propres à chaque support et aux procédures définies pour respecter la démarche qualité.

- Saisir des données en utilisant l'outil informatique pour actualiser les documents administratifs et les dossiers dématérialisés en respectant les règles de saisie, de classement et d'archivage.

- Rédiger des comptes rendus à partir des notes prises durant les réunions ou tout autre document professionnel à partir d'informations transmises par reconnaissance vocale ou dictée numérique, en s'assurant de la pertinence des thèmes traités et du respect des règles d'écriture et de mise en forme.

- Actualiser le dossier de chaque bénéficiaire en respectant les règles de la démarche qualité tout au long des étapes de sa prise en charge au sein du service pour contribuer à la coordination de son parcours de soin.

- Transmettre les informations et documents nécessaires aux différents acteurs internes et externes concernés, en utilisant les supports et procédures définies pour respecter la démarche qualité.

- Superviser l'utilisation des fournitures et du matériel pour effectuer les commandes nécessaires au bon fonctionnement du service et prévenir toute rupture de stock.

- Effectuer un premier traitement des informations recueillies pour collaborer à l'analyse statistique des activités du service.

- Réaliser des opérations d'encaissement, de télétransmission, d'établissement de devis, de tiers payant ou de facturation en utilisant les outils et logiciels professionnels pour contribuer à la gestion courante du service.

- Développer ses capacités d'observation et d'analyse en tirant parti de son positionnement de témoin privilégié inscrit au coeur du fonctionnement du service pour identifier les points à améliorer.

- Participer aux réunions projets en faisant part de ses réflexions et suggestions pour collaborer de façon active et constructive.

- Assurer la responsabilité de certaines parties des activités du service en remplaçant le cadre infirmier dans sa fonction de coordination et de gestion, en veillant à l'adaptation et à la communication de l'équipe.